Consigli su come rendere l’ambiente di lavoro ordinato ed organizzato

L’ambiente di lavoro influisce molto sul modo in cui lavoriamo, compresi l’umore e la produttività, e contribuisce a determinare benessere o malessere, per questo è bene organizzarlo nel modo più efficiente ed adeguato. Indipendentemente che sia un ufficio commerciale, una redazione giornalistica, una start-up o addirittura un home office, lo spazio deve essere ordinato e pulito per lavorare con la massima serenità.

Il segreto è in una parola: organizzazione!

Vi basteranno davvero poche cose e vedrete che il vostro ambiente di lavoro cambierà da così a così. Parola di una precisina ossessivo-compulsiva.

L’ambiente di lavoro ordinato e organizzato dipende dall’archivio

Avere i documenti in ordine è fondamentale per due motivi: sia ai fini fiscali, ma anche per poter trovare un documento, fattura, ricevuta o qualunque cosa senza dover smontare tutto l’ufficio.

L’archivio digitale è una buona soluzione per avere tutto a portata di mano ma attenzione, è sempre bene tenere anche un archivio cartaceo di (quasi) tutto per eventuali controlli contabili per i quali si ha bisogno dei documenti originali con timbri e firme.

Scegliere lo spazio adatto per organizzare l’archivio dei documenti

Ovviamente occorre cominciare scegliendo lo spazio adatto dove posizionare una libreria o delle mensole che andranno a ospitare i nostri faldoni. Se invece non volete avere l’archivio in vista, potete scegliere una cassapanca, una madia o anche un piccolo armadio. Insomma, decidete quale sarà il contenitore dei vostri documenti e in quale spazio della casa posizionarlo; se avete l’ufficio in casa, ovviamente, il posto ideale sarebbe nelle vicinanze della scrivania.

Materiale e strumenti necessari

Abbiamo il contenitore, abbiamo lo spazio… vediamo cos’altro manca per organizzare l’archivio dei documenti:

• faldoni o raccoglitori ad anelli (se li lasciate a vista, vi consiglio di personalizzarne il dorso, è utile sia per renderli più belli ma anche, e soprattutto, per avere velocemente a portata di occhi quello che c’è dentro).
• fogli plastificati trasparenti con i buchi per salvaguardare documenti importanti;
• penne colorate per dare un tocco simpatico in più;
• spillatrice;
• perforatrice;
• etichette personalizzate stampabili facilmente tramite servizi come Onlineprinters.it;
• separatori per i raccoglitori ad anelli (personalizzabili anche questi).

Se siete creativi, su CasaFacile.it trovate un interessante tutorial su come personalizzare il dorso dei faldoni in questo modo (e siete a posto anche per la Privacy).

Photo credits: Andrea Baguzzi  – Progetto StudioPepe

Photo credits: Andrea Baguzzi  – Progetto StudioPepe

Photo credits: Andrea Baguzzi  – Progetto StudioPepe

Photo credits: Andrea Baguzzi  – Progetto StudioPepe

Per quanto tempo dovrete conservare i documenti aziendali?

I periodi e le modalità di conservazione sono stabiliti dalla legge, e sono differenti in base al tipo di documento in questione. La durata minima di conservazione dei documenti è 10 anni, ma vi consiglio di leggere e stampare i tempi e modi di conservazione dei documenti, e man mano fare una veloce pulizia nel vostro archivio.

Sono certa che adesso siete pronti per strutturare l’ufficio e l’ambiente di lavoro ordinato ed organizzato. Buona fortuna!